Pro Quartal muss eine Sicherung des sogenannten Datenerfassungsprotokolls (DEP) erfolgen. Es gibt in den Gesetzesvorschriften zwei unterschiedliche Datenerfassungsprotokolle. Eines, das sich auf die Registrierkassensicherheitseinrichtung bezieht und eine bestimmte Struktur haben muss. Dieses DEP wird von uns als „RKSV DEP“ bezeichnet.

Das andere Protokoll „DEP“ ergibt sich aus den Bestimmungen für die Aufbewahrung der Belege (§132a Abs. 3 BAO) und muss die Belege mit Positionen und handelsüblicher Bezeichnung enthalten. In dem zweiten „DEP“ werden zusätzlich die Angaben des RKSV DEP gemäß §10 RKSV exportiert.

Wir empfehlen dringend diese Protokolle pro Quartal zu erzeugen und auf externen Medien zu speichern. Theoretisch ließen sich beide DEPs auch im nach hinein erzeugen, da alle Verkaufsdaten in der Datenbank unveränderbar gespeichert sind. Das nachträgliche Erzeugen entspricht aber genaugenommen nicht der Gesetzeslage.

Das Datenerfassungsprotokoll erzeugen Sie unter [Extras-RKSV-RKSV Einstellungen] auf der Seite  „Export“.
Wenn „Export verschlüsseln„ angehakt ist, verschlüsseln wir die Daten beim Export. Die Finanzbeamten erhalten dann von uns die Zugangsdaten zu Ihrem Erfassungsprotokoll. Möchten Sie sich das Protokoll anschauen, so exportieren Sie die Daten ohne Verschlüsselung.

Die Dateien werden unter dem Datenpfad unter "out\RKSV\DEP" gespeichert.

Das „RKSV DEP“ wird mit der Endung .RDEP gespeichert.

Das "DEP" wird mit der Endung .DEP gespeichert.